タスクのデジタル化と一元管理で
新人教育の時間短縮と業務効率化を実現
株式会社ビーバーレコード
ココがPOINT!
- 新人教育の時間を大幅短縮し、ベテランへの負担を軽減
- タスクを一元管理し、ミスや「やり忘れ」を削減
- 業務の偏りを抑え、スタッフの主体性向上
株式会社ビーバーレコードは、昭和46年創業以来、お湯による癒しをテーマとした温泉やサウナの運営事業を中心に、フィットネス事業やアミューズメント事業を融合する【癒しの事業の多角化】に取り組んでいる。また、関西圏を中心に展開する温浴施設「水春」でも地域密着型の運営を行っている。
なかでも「鶴見緑地湯元 水春」内のレストラン「水春亭」は、温浴利用者に親しまれている一方、新人教育の負担が社員やベテランスタッフに集中し、業務効率化が課題となっていた。そうした課題を解決し店舗運営の安定を図るため、『V-Manage』を導入。導入のきっかけや効果についてお話を伺った。
お客様の期待を超える満足を。「水春亭」のこだわり
【Ｑ】「水春亭」のコンセプトとこだわりについて教えてください。
店長 朱 玉龍 氏
鶴見緑地湯元 水春 水春亭 店長 朱 玉龍（以下同）：「水春亭」は温浴施設に併設したレストランで、常にお客様の満足を第一に考えています。たとえば、お米はコシヒカリのみを使用し、ご飯は食べ放題で提供しています。コストが上昇しても、食材の品質には妥協せず、こだわりを守っています。
メニューも幅広く、毎月フェアメニューを更新するほか、朝食バイキングも季節に応じて3カ月ごとに変更しています。
「水春亭」は、温浴施設利用者の約20％にご利用いただいているレストランです。お越しいただいたお客様の約80％が常連さんというのも特徴です。このリピート率の高さがゆえ、いつも同じ提供内容では飽きられてしまうため、来店のたびに期待以上の食事体験を提供したいと考えています。
【Ｑ】採用拡大のためにどんな工夫をされていますか？
当社はまだ採用力が強いとはいえませんが、創業から5年経ち、従業員もお客様も若い世代が多いです。私自身も30歳であるため、親しみやすさはあると思います。特に、アルバイトから社員への登用率は年間で10%です。さらに、飲食業界では珍しい「週休3日制」を社員が選べる制度を導入したことで、フリーターや女性からの応募が増えました。
また、「地方から東京に出て働きたいけれど、費用が心配」という方のために社宅を提供し、引っ越し費用や初期費用を負担するなど、家賃補助の制度も整えています。労働環境がよければ、当社で働こうと思ってもらいやすい。従業員が増えれば、1人あたりの労働時間が減り、労働環境もさらに改善される好循環が生まれると考えています。
抱えていた課題と『V-Manage』導入の経緯
【Ｑ】どのような課題がありましたか。
やはり人手不足が大きな課題です。限られた人数のなか、新人スタッフへの教育が大きな負担となっていました。
ベテランスタッフが新人の横について、洗い場や食器の扱い、バイキング準備など、一つひとつ作業を見せながら教える必要がありますが、1度や2度で覚えられるものではありません。特に忙しい時間帯やスタッフの急な病欠時には指導が行き届かないこともありました。新人も次に何をするべきか迷ってしまい、業務が滞ってしまいます。
教える側も新人教育のために早出することも多く、全体的に負担が大きいのが悩みでした。
【Ｑ】『V-Manage』導入の経緯と決め手を教えてください。
当社では以前からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しており、その関係で『V-Manage』を紹介してもらいました。
現場に即したタスク管理機能と迅速な問い合わせ対応に信頼を感じました。現場のニーズを汲んだサポート体制も導入の決め手となりました。ワンストップで業務をサポートできることが、効率向上の期待につながりました。
スタッフの主体性が向上し、ベテランへの負担が軽減
【Ｑ】『V-Manage』導入後の反応はどうでしたか。
導入後、インフォマートの担当者にはたくさん質問をしました。根気よく教えてくれて、基本的な使い方を理解してから、店舗スタッフ向けに勉強会も実施してもらいました。
また、お店のタスク内容を聞き取りしたうえで、『V-Manage』で管理するべきタスクを提案してくれ、とてもスムーズに導入できました。
スタッフも抵抗なく使い始めてくれました。特に20～30代の若手が積極的に活用していますし、40代以上のスタッフも「これなら簡単」と抵抗感なく操作してくれています。
【Ｑ】スタッフの動きに変化も見られたそうですね。
パート・アルバイトスタッフが自分たちから「この写真を『V-Manage』に登録してほしい」という改善提案を出してくれるようになりました。システム導入がきっかけで、スタッフが「業務をもっと効率的に行うためにはどうすればいいか」という意識を持てたことは、大きな変化です。
特にベテランスタッフにとっては、新人教育の負担が軽くなり、他の業務に集中できる時間が増えたことが大変好評です。
【Ｑ】『V-Manage』の具体的な活用例と効果について教えてください。
「バイキング立ち上げのマニュアル」画面
（画像クリックで拡大）
日々の業務がタスク単位で可視化され、温度管理や清掃、レシピ管理などがシステム上で一元管理されるようになりました。未完了のタスクが一覧で表示され、今やるべきことが一目でわかるので、抜け漏れが減少し、業務効率が向上しました。
教育にかかる時間も短縮され、以前は3～4回教えていた業務も、『V-Manage』のおかげで1～2回で済むようになり、あとは『V-Manage』に登録されているマニュアルを参照する形で進められます。教えるべきことを集約して、不明点は『V-Manage』を確認するような方法に変わってきています。
『V-Manage』では、誰がその業務をどれだけ実施しているかが集約されています。そのため、普段目立たないスタッフでも、実は多くの貢献していることが把握できるようになりました。この事実を基に、今後はスタッフ評価にも活用していきたいと考えています。
今後の展望とさらなる活用
【Ｑ】今後はどのように活用してきたいですか。
まだ紙で残っているすべてのマニュアルを『V-Manage』に集約し、さらなる効率化を図る予定です。スタッフの声も積極的に取り入れて運用体制を見直していきます。
新機能の「マニュアル機能」も活用して、マニュアル作成から管理までを集約したいです。朝食バイキングの並べ方などを写真付きで登録し、3カ月に1回メニューが変わる際にも、すぐに参照できるようにしたいと思います。
現在は「鶴見緑地湯元 水春」のみで導入していますが、将来的には他店舗でも活用していきたいですね。共通するタスクなどは積極的に登録していけば、横の連携や相乗効果につながると考えています。