紙・LINE運用からの脱却へ──
株式会社GAKUが『V-Manage』を導入し、店舗業務の見える化と標準化を推進

株式会社GAKUでは、これまで店舗運営において紙のチェックシート（HACCP、締め作業、仕込み、割れ物報告、定期清掃など）やLINEでの指示出しを中心に業務を進めてきました。しかし、チェックシートが形骸化してしまうケースがあったり、LINEでのタスク管理が煩雑になったりと、「本当に実施されているのか」が見えづらい状況が続いていました。現状では大きなトラブルはないものの、多店舗展開が進む中でオペレーションの標準化と徹底が求められており、属人的な管理から脱却し、業務の確実な実施を保証する仕組みづくりが課題となっていました。こうした背景から、タスクをデジタル化し、実行度を可視化できる「V-Manage」の導入を検討することになりました。

V-Manageの採用を後押ししたのは、現場業務の実施状況を本部が即座に把握できる可視化機能と、店舗ごとの違いを踏まえて柔軟にチェックシートやタスクを設計できる点です。既存の紙チェックをベースにタスク化できるため、導入のハードルは低く、すぐに日々の業務に馴染ませることができます。さらに、タスク実施時に写真を必須とする設定や、承認・差し戻しフローを取り入れることで、抑止力を持ちながら確実性を高められることも評価されました。共通業務は本部から一括配信し、店舗ごとの独自業務は各店舗で登録できるなど、共通性と個別性を両立した運用が可能な点も、GAKUの多業態・多店舗展開にフィットする仕組みとして導入の決め手となりました。

導入初期は、既存の紙チェックシートをそのままタブレットに移行し、締め作業やHACCP、清掃業務といった日次の必須業務をタスク化することで、現場オペレーションのデジタル化を定着させていきます。タスクには期限を設定し、実施状況をリアルタイムで可視化。さらに写真報告や承認フローを加えることで、徹底度を高め、ミスの未然防止につなげる予定です。運用が安定した後は、V-Manageのレポート機能を活用し、店舗別・業務別の傾向を把握して改善策を講じることも視野に入れています。紙からデジタルへの移行を足がかりに、データに基づいた改善サイクルを回すことで、持続的な品質向上と多店舗展開の推進基盤を構築していく考えです。

「これまでは紙のチェックシートやLINEでの指示出しに頼っていたため、本当に実行できているのかが分かりにくい状況でした。チェックも形だけで済ませられてしまうこともあり、管理の徹底が難しかったです。V-Manageであれば“やっているかどうか”が可視化でき、写真報告や承認フローも活用できるので、確実性を高められると感じています。さらに、マネージャーの確認工数を軽減できる点や、店舗におけるミスや認識違いを防げる点にも大きな期待をしています。」